Política de
Tratamiento de Datos

Marco Legal

• • Constitución Política de Colombia, artículo 15
• • Ley 1581 de 2012
• • Decreto reglamentario 1377 de 2013
• • Decreto 1081 de 2015

Domicilio

• • RAZÓN SOCIAL: Mareigua SAS / Mareigua SAS
• • DOMICILIO: Bogotá, D.C.
• • DIRECCIÓN: Calle 98 No. 22-64 Oficina 1016 Bogotá, Colombia.
• • TELÉFONO: 7470922 · CORREO ELECTRÓNICO EMPRESA: mareigua@mareigua.co
• • RESPONSABLE TRATAMIENTO DATOS: Mareigua SAS / Mareigua SAS
• • ÁREA DE LA EMPRESA A CARGO DE LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES Y DE RESOLVER LAS SOLICITUDES DE LOS TITULARES: Área de Servicios Compartidos
• • CORREO ELECTRÓNICO PARA LO RELACIONADO CON LA PRESENTE LEY: habeasdata@mareigua.co

Definiciones

• •Autorización: consentimiento previo, expreso e informado que da el titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.
• •Aviso de privacidad: es la comunicación verbal o escrita generada por la empresa dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• •Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• •Causahabiente: heredero, persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento del titular del dato.
• •Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• •Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. (artículo 3, literal f Ley 1266 de 2008). · Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular (artículo 3, literal h Ley 1266 de 2008
• •Dato privado: dato de naturaleza íntima o reservada, relevante solo para el titular.
• •Dato semiprivado: dato que no es íntimo ni público, cuyo conocimiento puede interesar a ciertos sectores, como datos financieros o crediticios.
• •Datos sensibles: datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como origen étnico, orientación política, salud, vida sexual, datos biométricos.
• •Datos indispensables: datos personales imprescindibles para llevar a cabo la actividad de la empresa.
• •Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• •Ley de protección de datos: Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios o normas que la modifiquen o complementen.
• •Habeas data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre ella en bases de datos.
• •Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• •Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• •Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• •Transferencia: envío de datos personales a un receptor responsable del tratamiento dentro o fuera del país.
• •Transmisión: comunicación de datos personales dentro o fuera del país para su tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Principios rectores

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012, que establece las normas que regulan la protección de datos personales y demás normas que la reglamenten, modifiquen o adicionen, se ordena aplicar de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

• •Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos a que se refiere la ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen, modifiquen o adicionen.
• •Principio de finalidad: El Tratamiento de datos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
• •Principio de libertad: El Tratamiento de datos sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
• •Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
• •Principio de transparencia: En el Tratamiento de datos debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
• •Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y demás normas que la reglamenten, modifiquen o adicionen y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la citada ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;
• •Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• •Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de 2012 y demás normas que la reglamenten, modifiquen o adicionen y en los términos de las mismas.

Derechos del titular de la información

• •Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros casos, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• •Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento. La ley 1581 de 2012 establece en el artículo 10 los casos en los que no es necesaria la autorización, los cuales para un mejor conocimiento se transcriben más adelante.
• •Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• •Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• •Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento la empresa ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
• •Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Datos personales sensibles

Cuando se trate de datos sensibles se podrá hacer uso y tratamiento de ellos en los siguientes eventos:

• •Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
• •Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
• •Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
• •Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
• •Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Deberes de la empresa

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de la empresa los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.

• •Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• •Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• •Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• •Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• •Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• •Actualizar la información, comunicando en forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado, adoptando las medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
• •Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• •Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
• •Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• •Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley 1581 de 2012.
• •Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• •Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• •Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• •Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre este tema.

Deberes del encargado del tratamiento

El encargado del tratamiento debe cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

• •Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• •Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• •Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de ley.
• •Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• •Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.
• •Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley 1581 de 2012.
• •Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• •Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• •Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• •Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• •Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Autorización y consentimiento del titular

Para el tratamiento de datos personales la empresa requiere de la autorización previa e informada del titular de los mismos, salvo en los casos exceptuados por la ley, la cual deberá presentarse por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, como correo electrónico o comunicación física.

La empresa al momento de solicitar al Titular la autorización, le informará de manera clara y expresa lo siguiente:

• •El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
• •El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes;
• •Los derechos que le asisten como Titular;
• •La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona de la empresa que tiene asignada la función de protección de los datos y de tramitar las solicitudes de los titulares.

La empresa conservará prueba de las autorizaciones dadas por los titulares de los datos y les hará entrega de copia de las mismas cuando lo soliciten.

Medio y manifestación para otorgar la autorización del titular

La empresa en los términos dispuestos en la Ley generó un formato de autorización y un aviso de privacidad, comunicando a los titulares que pueden ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales, y señalando la finalidad de los datos suministrados por ellos o recaudados por la empresa, y el derecho de revocar la autorización de tratamiento dada. Para mayor información ver ANEXO 1.

Casos en los que no se requiere la autorización del titular de los datos personales para su tratamiento

De conformidad con el artículo 10 de la ley 1581 de 2012 la autorización del titular de la información NO es necesaria en los siguientes casos:

• •Cuando la Información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• •Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
• •En los casos de urgencia médica o sanitaria.
• •Cuando se trate del tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• •Cuando se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las personas

Legitimación para el ejercicio del derecho del titular

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

• •Por el titular, quien deberá acreditar su identidad mediante la presentación de su cédula de ciudadanía cuando se hace en forma personal, o enviando fotocopia de la misma si se hace a través de correo electrónico o físico.
• •Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• •Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• •Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo

En el tratamiento de los datos personales indispensables exigidos por la empresa a los trabajadores, clientes, proveedores, contratistas, candidatos a empleos, etc., se respetará lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y demás normas que la reglamenten, modifiquen o adicionen. Se consideran indispensables todos aquellos datos o información necesaria e imprescindible para el cumplimiento de las actividades de la empresa.

Bases de datos que maneja la empresa

Respecto de la duración de las bases de datos, la empresa dará aplicación a lo dispuesto en el artículo 11 del decreto reglamentario 1377 de 2013, que señala que la empresa solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Personas a quienes se les puede suministrar la información

La información solicitada, que reúna las condiciones establecidas en la ley, podrá suministrarse por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular y solo se entregará a las siguientes personas:

• •A los titulares, a sus causahabientes, o a sus representantes legales.
• •A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• •A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

La empresa ha designado como persona responsable de velar por el cumplimiento de la política de protección de datos al interior de la misma, al área de Servicios Compartidos, cuyo correo electrónico es habeasdata@mareigua.co/ habeasdata@Mareigua.co

Dicho empleado será el encargado de resolver las peticiones, consultas y reclamos de los titulares y de realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales.

Procedimiento para las consultas, reclamos y demás peticiones sobre datos personales

a) CONSULTAS

• •Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la empresa. El área de Servicios Compartidos de la empresa suministrará toda la información contenida en sus registros individuales o que esté vinculada con la identificación del Titular.
• •La consulta se deberá formular al área de Servicios Compartidos a través del correo electrónico habeasdata@mareigua.co/ habeasdata@Mareigua.co o por medio físico. Copia de dichas solicitudes deberá ser guardada como prueba.
• •La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b) RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el área de Servicios Compartidos el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• •El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al área de Servicios Compartidos de la empresa al correo electrónico habeasdata@mareigua.co/ habeasdata@Mareigua.co o por medio físico, indicando la identificación del Titular, adjuntando fotocopia de la cédula de ciudadanía, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o correo electrónico, anexando todos los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• •En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• •Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
• •El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Revocatoria de la autorización de tratamiento

• •Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello la empresa pondrá a disposición del Titular el correo electrónico habeasdata@mareigua.co/ habeasdata@Mareigua.co
• •Si vencido el término legal respectivo, la empresa, según fuera el caso, no hubiera eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

Requisito de procedibilidad

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento, esto es, Mareigua , al área de Servicios Compartidos, correo electrónico habeasdata@mareigua.co/ habeasdata@Mareigua.co

Transferencia y transmisión internacional de datos personales

De conformidad con la ley 1581 de 2012 la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos, está prohibida. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superirentendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la ley exige a sus destinatarios.

Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

• •Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
• •Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene psública;
• •Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
• •Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
• •Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Esta política de tratamiento y protección de datos personales que aplicará Mareigua se publicará en la página web de la empresa www.mareigua.co a la cual tiene acceso cualquier persona, y rige a partir de agosto de 2013